Välkomna till Brf Plogen i Nyköping -- en HSB-ansluten     bostdsrättsförening                 
Hem Om Plogen Styrelsen Plog Nytt Aktuellt Projekt Årsberättelser Valberedningen Stadgar
 

GDPR - datalagen som ersätter PUL


Datum senaste uppdatering 2018-08-14





Personuppgiftsan-svarig Bostads-rättsfrening 7190002332 Brf Plogen Örnskölds Väg 16, 611 36 NYKÖPING





Kontaktperson/Företrädare för föreningen Ordförande i Styrelsen











Typ av behandling Syfte/Ändamål med behandlingen Kategori av registrerarde Kategori av personuppgifter Kategori av mottagare
IT-system/Annan lag-ringsplats Lagrings-tid/Rutin för gall-ring
Styrelse-protokoll Fullgöra dokumenta-tionsplikt. Dokumen-tation av åtgärder i styrelsens löpande förvaltning av föreningen och dess fastigheter. Styrelseleda-möter, anställ-da, boende (bostadsrätts-havare), externa hyresgäster Namn, personnummer, lägenhetsnummer, personuppgifter anställda, hyresgäster. Personuppgifter avseende störningar och liknande. Styrelseledamö-ter / Revisorer Rättslig förpliktelse (6 Kap 8 § 3 st Lag om Ekonomiska före-ningar) E-mejl, styrelsen, pärm i klassat dokument-skåp i låst styrelserum Sparas i 10 år i arkivet i styrelserummet.
Lägenhets-förteckning Fullgöra dokumenta-tionsplikt. Överblicka information om lägenheterna och dess innehavare för att kunna förvalta fastigheterna. Bostadsrätts-havare Namn, lägenhetsnummer och uppgifter om lägenheten. Ekonomiska förhållanden Styrelse-ledamöter, Förvaltare (HSB) Bostads-rättshava-re (utdrag egna lä-genheten) Rättslig förpliktelse (9 Kap 10 § Bostadsrättslagen) HSB Portalen samt förening-ens lokala dator Någon månad tills ny skrivs ut. Den gamla destrueras (strimlas)
Garage och Parkerings-platser Fullgöra dokumenta-tionsplikt. Överblicka information om garagena och dess innehavare för att kunna förvalta fastigheterna. Bostadsrätts-havare Namn, lägenhetsnummer och garage nr. Ekonomiska förhållanden Styrelse-ledamöter, Förvaltare (HSB) Bostads-rättshava-re (utdrag egna lä-genheten) Rättslig förpliktelse (9 Kap 10 § Bostadsrättslagen) HSB Portalen samt förening-ens lokala dator Någon månad tills ny skrivs ut. Den gamla destrueras (strimlas)
Typ av behandling Syfte/Ändamål med behandlingen Kategori av registrerarde Kategori av personuppgifter Kategori av mottagare
IT-system/Annan lag-ringsplats Lagrings-tid/Rutin för gall-ring
Lokaler Fullgöra dokumenta-tionsplikt. Överblicka information om lokalerna och dess innehavare för att kunna förvalta fastigheterna. Bostadsrättshavare och hyresgäster Namn, ev kopplat lägenhetsnummer alternativt externa adress hyresgästen. Styrelse-ledamöter, Förvaltare (HSB) Bostads-rättshava-re (utdrag egna lä-genheten) Rättslig förpliktelse (9 Kap 10 § Bostadsrättslagen) HSB Portalen samt förening-ens lokala dator Någon månad tills ny skrivs ut. Den gamla destrueras (strimlas)
Överlåtelser Fullgöra dokumenta-tionsplikt. Godkänna köpare som medlemmar Bostadsrätts-havare Namn, lägenhetsnummer och uppgifter om lägenheten. Ekonomiska förhållanden Godkänna köpare/ nya medlem-mar Rättslig förpliktelse (9 Kap 10 § Bostadsrättslagen) HSB Portalen Två ka-lenderår. För att sä-kerställa regress-rätten








Säkerhetslösningar för att säkerställa att endast de som behöver information får tillgång till den:

Samtliga i styrelsen och föreningens revisorer har via HSB Portalen tillgång till lägenhetsuppgifter samt bostadsrättshavare. Samma gäller lokaler, garage och Parkeringsplatser.
Överlåtelser noterast i styrelseprotokollen med namn på köpare/säljare, lägenhet och överlåtelsedatum. Vid kontroll av köparen begärs en UC, som inte sparas. Kopia på överlåtelseavtalet sparas i pärm för lägenheterna. Gamla överlåtelser sparas ett år och destrueras sedan.